Reisekosten bei Auslandsdienstreisen ab 1. Januar 2016
Jedes Jahr veröffentlicht das Bundesministerium der Finanzen[1] die für Auslandsdienstreisen geltenden Pauschbeträge. Die nun veröffentlichten gelten für Reisen ab dem 1. Januar 2016. Außerdem ist Folgendes zu beachten:
Bei eintägigen Reisen in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsorts im Ausland maßgebend.
Bei mehrtägigen Reisen in verschiedenen Staaten gilt für die Ermittlung der Verpflegungspauschalen am An‑ und Abreisetag sowie an den Zwischentagen (Tagen mit 24 Stunden Abwesenheit) insbesondere Folgendes:
- Bei der Anreise vom Inland in das Ausland oder vom Ausland in das Inland jeweils ohne Tätigwerden ist der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, der vor 24.00 Uhr Ortszeit erreicht wird.
- Bei der Abreise vom Ausland in das Inland oder vom Inland in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes maßgebend.
- Für die Zwischentage ist in der Regel der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, den der Arbeitnehmer vor 24.00 Uhr Ortszeit erreicht.
- Schließt sich an den Tag der Rückreise von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit zur Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte eine weitere ein‑ oder mehrtägige Auswärtstätigkeit an, ist für diesen Tag nur die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen.
Bei der Gestellung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten ist die Verpflegungspauschale tagesbezogen zu kürzen,[2] d. h. von der für den jeweiligen Reisetag maßgebenden Verpflegungspauschale für eine 24‑stündige Abwesenheit, unabhängig davon, in welchem Land die jeweilige Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde.
Beispiel:
Der Ingenieur I kehrt am Dienstag von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit in Straßburg zu seiner Wohnung zurück. Nachdem er Unterlagen und neue Kleidung eingepackt hat, reist er zu einer weiteren mehrtägigen Auswärtstätigkeit nach Kopenhagen weiter. I erreicht Kopenhagen um 23.00 Uhr. Die Übernachtungen (jeweils mit Frühstück) wurden vom Arbeitgeber im Voraus gebucht und bezahlt.
Für Dienstag ist nur die höhere Verpflegungspauschale von 40 € (Rückreisetag von Straßburg: 32 €, Anreisetag nach Kopenhagen: 40 €) anzusetzen. Aufgrund der Gestellung des Frühstücks im Rahmen der Übernachtung in Straßburg ist die Verpflegungspauschale um 12 € (20 % der Verpflegungspauschale Kopenhagen für einen vollen Kalendertag: 60 €) auf 28 € zu kürzen.
Für die in der Bekanntmachung nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend, für nicht erfasste Übersee‑ und Außengebiete eines Landes ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag maßgebend.
Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten gelten nur für Arbeitgebererstattungen. Für den Werbungskostenabzug sind nur die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend; dies gilt entsprechend für den Betriebsausgabenabzug.[3]
Lohnsteuerliche Behandlung von unentgeltlichen oder verbilligten Mahlzeiten der Arbeitnehmer ab Kalenderjahr 2016
An Arbeitnehmer abgegebene unentgeltliche oder verbilligte Mahlzeiten sind mit dem anteiligen amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) zu bewerten. Das gilt auch für Mahlzeiten, die dem Arbeitnehmer während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung vom Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung hin von einem Dritten gewährt werden, wenn der Preis 60 € nicht übersteigt.[4]
Ab dem Kalenderjahr 2016 betragen laut Bundesministerium der Finanzen[5] die Sachbezugswerte für ein Mittag- oder Abendessen 3,10 € und für ein Frühstück 1,67 €.[6]
Angemessenheit von Nachtarbeitszuschlägen
Nachtarbeitnehmer[7] haben einen gesetzlichen Anspruch auf angemessene Nachtarbeitszuschläge.[8] Doch was heißt „angemessen“?
Hierzu hat das Bundesarbeitsgericht[9] im Falle eines LKW-Fahrers Stellung genommen, der regelmäßig in der Zeit von 20.00 Uhr bis 06.00 Uhr Pakete befördert. Mit seiner Klage begehrte er die Feststellung, dass sein Arbeitgeber verpflichtet sei, ihm einen Nachtarbeitszuschlag i. H. v. 30 % vom Stundenlohn zu zahlen oder einen entsprechenden Freizeitausgleich zu gewähren.
Im Ergebnis gab das Gericht dem Kläger Recht. Dabei stellte es klar, dass Arbeitgeber, wenn keine besonderen tarifvertraglichen Ausgleichsregelungen bestehen, Nachtarbeitnehmern regelmäßig einen Zuschlag i. H. v. 25 % auf den Bruttostundenlohn bzw. eine entsprechende Anzahl freier Tage für die zwischen 23.00 Uhr und 06.00 Uhr geleisteten Nachtarbeitsstunden zu zahlen haben.
Eine Reduzierung komme in Betracht, wenn während der Nachtzeit eine spürbar geringere Arbeitsbelastung bestehe, was z. B. bei Bereitschaftsdiensten der Fall sein könne. Andererseits führten besondere Belastungen auch zu einem höheren Ausgleichsanspruch. So seien die Belastungen durch eine Dauernachtarbeit besonders hoch, weshalb sich der Anspruch hier regelmäßig auf einen Nachtarbeitszuschlag i. H. v. 30 % erhöhe. Da der Kläger Dauernachtarbeit leistet, war in seinem Falle ein Nachtarbeitszuschlag von 30 % gerechtfertigt.
Arbeitnehmer müssen sonntags nicht den Briefkasten überprüfen
Die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses ist eine einseitige empfangsbedürftige Willenserklärung, die ihre Wirkung erst mit Zugang beim Empfänger entfaltet.[10] Sie ist zugegangen, wenn sie derart in den Machtbereich des Empfängers gelangt ist, dass dieser sich unter normalen Umständen von ihrem Inhalt Kenntnis verschaffen kann und die Kenntnisnahme nach den Gepflogenheiten des Verkehrs erwartet werden muss. Es ist verkehrsüblich nicht zu erwarten, dass der Arbeitnehmer seinen Briefkasten an einem Sonntag leert.
So entschied das Landesarbeitsgericht Schleswig-Holstein[11] im Fall einer Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten, der ihr Arbeitgeber am letzten Tag der Probezeit ‑ einem Sonntag ‑ das Kündigungsschreiben durch einen Boten in den Briefkasten werfen ließ.
Steuerliche Behandlung des Job-Tickets
Stellt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern Job-Tickets verbilligt oder unentgeltlich zur Verfügung, führt das zu Arbeitslohn, weil ein geldwerter Vorteil (Sachbezug) vorliegt. Das gilt nicht, wenn das Job-Ticket nicht mehr als 44 € monatlich wert ist.
In der Regel ist das unproblematisch, wenn die Tickets monatlich überlassen werden. Also bei der monatlichen Überlassung einer Monatsmarke oder einer monatlichen Fahrberechtigung, auch wenn das Job-Ticket für einen längeren Zeitraum gilt. Dann muss aber vorgesehen sein, dass das Ticket jeden Monat „aktiviert/freigeschaltet“ werden muss, oder die Tarif- und Nutzungsbestimmungen sehen vor, dass die jeweilige monatliche Fahrberechtigung erst durch die rechtzeitige monatliche Zahlung erworben wird.[12]
Beispiel:
Der Arbeitnehmer erhält von seinem Arbeitgeber zum 01.01.2016 unentgeltlich eine Fahrkarte für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel für die Strecke zwischen Wohnung und Arbeit. Die Karte hat den Aufdruck „gültig bis 31.12.2017“. Nach den Tarifbestimmungen des Verkehrsanbieters wird während der Gültigkeitsdauer 01.01.2016 bis 31.12.2017 die monatliche Fahrberechtigung durch die rechtzeitige monatliche Zahlung erworben. Der geldwerte Vorteil aus dem Sachbezug „Job-Ticket“ beträgt monatlich 42 €. Weitere Sachbezüge liegen nicht vor.
Die 44 €‑Freigrenze für Sachbezüge ist anwendbar. Da es sich um die monatliche Fahrberechtigung eines Job-Tickets handelt, das für einen längeren Zeitraum gilt, fließt der geldwerte Vorteil aus dem Sachbezug monatlich zu. Da der geldwerte Vorteil von monatlich 42 € die 44 €‑Freigrenze nicht übersteigt, ist er nicht zu versteuern.
Vorsicht ist bei Jahreskarten geboten. Werden diese nur einmalig bezahlt und ausgehändigt, fließt ihr Wert nur einmal im Zeitpunkt der Aushändigung zu, so dass die Freigrenze überschritten ist.
Ausübung des Pauschalierungswahlrechts für Job-Tickets erfolgt durch Lohnsteueranmeldung
Ein Arbeitgeber vereinbarte mit einer Verkehrsgesellschaft die Ausgabe von Job-Tickets, um allen Mitarbeitern den Erwerb dieser Tickets zu ermöglichen. Bei den Job-Tickets handelte es sich um ermäßigte, auf den Namen der Mitarbeiter ausgestellte, nicht übertragbare Jahreskarten der Verkehrsgesellschaft. Für die Mitarbeiter entrichtete der Arbeitgeber monatlich einen Grundbetrag. Durch Zahlung des Grundbetrags erhielt jeder Mitarbeiter das Recht, ein Job-Ticket als ermäßigte Jahreskarte zu erwerben. Der Mitarbeiter musste einen monatlichen Eigenanteil an die Verkehrsgesellschaft zahlen.
Die Grundbeträge an die Verkehrsgesellschaft unterwarf der Arbeitgeber nicht dem Lohnsteuerabzug. Das Finanzamt beurteilte diesen Betrag als steuerbaren geldwerten Vorteil, der nicht monatlich, sondern sofort und in vollem Umfang zugeflossen war. Denn bei den von den einzelnen Mitarbeitern erworbenen Job-Tickets handelte es sich ausnahmslos um Jahreskarten. Daher war die monatliche 44 €‑Freigrenze für Sachbezüge überschritten. Das Finanzamt verlangte deshalb die normale Lohnversteuerung von dem Arbeitgeber. Eine nachträgliche Pauschalierung der Lohnsteuer mit 15 % lehnte es ab.
Zu Recht, urteilte der Bundesfinanzhof[13], weil der Arbeitgeber für die geldwerten Vorteile aus der verbilligten Überlassung der Job-Tickets in keiner Lohnsteuer‑Anmeldung pauschale Lohnsteuer erhoben hatte. Nachträgliche Anträge auf Lohnsteuerpauschalierung sind gesetzlich nicht vorgesehen. Denn es handelt sich um ein Pauschalierungswahlrecht, das mit der Lohnsteuer‑Anmeldung ausgeübt wird.
Zufluss von Arbeitslohn bei Gehaltsumwandlung in Versorgungslohn
Arbeitslohn ist dem Arbeitnehmer zugeflossen (und zu versteuern), wenn er wirtschaftlich darüber verfügen kann, z. B. bei Zahlung, Verrechnung oder Gutschrift. Zufluss von Arbeitslohn setzt nicht zwingend eine Zahlung an den Arbeitnehmer voraus. Auch eine Zahlung des Arbeitgebers an Dritte kann als Einnahme des Arbeitnehmers angesehen werden, z. B. bei der Abtretung einer Lohnforderung.
Das Finanzgericht Münster[14] hat entschieden, dass einem Arbeitnehmer Arbeitslohn zufließt, wenn er den Arbeitgeber vertraglich anweist, einen Teil des Arbeitslohns einzubehalten und in eine vertraglich festgelegte Anlageform einzuzahlen. Im Urteilsfall sollte das so angesparte Kapital bei Eintritt des Versorgungsfalls in eine noch zu bestimmende Altersversicherung überführt werden.
Hinweis: Das Urteil ist auch für Arbeitgeber von Bedeutung. Zwar ist der Arbeitnehmer Schuldner der Lohnsteuer, die in dem Zeitpunkt entsteht, in dem der Arbeitslohn dem Arbeitnehmer zufließt. Der Arbeitgeber hat jedoch die Lohnsteuer für Rechnung des Arbeitnehmers bei jeder Lohnzahlung vom Arbeitslohn einzubehalten. Bei Unterlassung oder fehlerhafter Durchführung des Lohnsteuerabzugs kann der Arbeitgeber im Haftungswege in Anspruch genommen werden.
Diese Informationen stellen keine rechtliche oder steuerliche Beratung oder gar eine verbindliche Auskunft dar und können eine Einzelfall-Beratung nicht ersetzen. Für etwaige Erläuterungen oder Nachfragen stehen wir Ihnen auch persönlich gern zur Verfügung. Bei Fragen zum Arbeitsrecht wenden Sie sich bitte an Herrn Rechtsanwalt Oliver Stumm, Tel.-Nr. 06421/4006-120.
Grebing Wagner Boller & Partner mbB
Steuerberater Wirtschaftsprüfer Rechtsanwälte
[1] BMF, Schr. v. 09.12.2015, IV C 5 ‑ S‑2353/08/10006:006, BStBl 2015 I, S. 1058, LEXinform 5235790.
[2] § 9 Abs. 4a Satz 8 ff. EStG.
[3] R 4.12 Abs. 2 und 3 EStR.
[4] § 8 Abs. 2 Satz 8 EStG.
[5] BMF, Schr. v. 09.12.2015, IV C 5 – S – 2334/15/10002, LEXinform 5235791.
[6] Achte Verordnung zur Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung v. 18.11.2015, BGBl. 2015 I, S. 2075, LEXinform 0443833.
[7] § 2 Abs. 5 ArbZG.
[8] § 6 Abs. 5 ArbZG.
[9] BAG, Urt. v. 09.12.2015, 10 AZR 423/14, DB 51‑52/2015, S. M15, LEXinform 0443881.
[10] § 130 Abs. 1 BGB.
[11] LAG Schleswig-Holstein, Urt. v. 13.10.2015, 2 Sa 149/15, BB 2015, S. 2868.
[12] Bayerisches Landesamt für Steuern, Vfg. v. 12.08.2015, S‑2334 2.1‑98/5 St32, DStR 2015, S. 2287, DB 2015, S. 2055, LEXinform 5235696.
[13] BFH, Urt. v. 24.09.2015, VI R 69/14, BFH/NV 2016, S. 131, LEXinform 0950120.
[14] FG Münster, Urt. v. 16.09.2015, 7 K 2113/13, (rkr.), EFG 2015, S. 2073, LEXinform 5018435.
